Нотаріат в умовах цифрової трансформації: як держава переходить до електронних довіреностей та онлайн-реєстрацій

Право — це про довіру, а цифровізація — про швидкість. Коли ці дві стихії з’єднуються, народжується нова етика нотаріальної дії: менше паперу, більше відповідальності за кожен клік.

Електронні довіреності та онлайн-реєстрації — не модний тренд, а логічний етап еволюції, де головне питання звучить так: як зберегти юридичну глибину, пришвидшуючи процеси.

Чому це актуально зараз

Держава послідовно переносить типові правочини та реєстраційні дії в онлайн. Громадяни очікують сервісу «без черг і довідок», бізнес — прогнозованості строків. Для нотаріусів це означає переосмислення практики: від інструментів і стандартів ідентифікації до моделі взаємодії з державними реєстрами, банками та клієнтами.

«Онлайн-формат має бути швидшим за папір, але не біднішим на юридичні гарантії. Швидкість не може з’їдати зміст», — Роман Падалка.

Що саме змінюється

• Електронні довіреності. Замість фізичного примірника — електронний документ з унікальним ідентифікатором, кваліфікованим підписом і журналом подій. Критичною є якісна ідентифікація довірителя та контроль повноважень.
• Онлайн-реєстрації прав та рішень. Подання даних і електронних копій через захищені кабінети, автоматичні перехресні перевірки, цифрові квитанції і підтвердження.
• Єдині вікна взаємодії. Доступ нотаріуса до баз і сервісів зводиться в один інтерфейс, що скорочує рутину і зменшує кількість людських помилок.
• Електронна ідентифікація клієнта. Відеоверифікація, кваліфіковані е-підписи, захищені носії, багатофакторна автентифікація.

«Вартість помилки в е-нотаріаті висока: документа неможливо “забрати з рук”. Тому правила входу до системи та журналювання доступів — так само важливі, як форма документа», — Р. Падалка.

Переваги і ризики

Переваги: менше бюрократії, швидше погодження типових дій, прозорий слід операцій, зниження ризику підробок за рахунок перехресних перевірок і технічних обмежень. Ризики: залежність від стабільності центральних систем, різний рівень цифрової зрілості клієнтів, спокуса «спростити» там, де потрібен посилений людський контроль, а також кібербезпекові загрози.

«Цифрові рішення корисні рівно настільки, наскільки вони підсилюють, а не замінюють нотаріальну перевірку волевиявлення і ризиків правочину», — Р. Падалка.

Практичні сценарії застосування

1. Електронна довіреність для продажу майна. Клієнт проходить дистанційну ідентифікацію, підписує е-довіреність кваліфікованим підписом; нотаріус перевіряє цілісність і історію документа, вносить відомості до реєстру, а повірений діє у межах чітко визначених повноважень.
2. Онлайн-реєстрація змін. Подання електронних копій рішень/заяв через кабінет, автоматичні перевірки даних і миттєві електронні підтвердження. Зменшується кількість візитів, але збільшується роль попереднього аналізу документів.
3. Змішаний формат. Найкращий вибір для складних правочинів: перша верифікація — очна, подальший рух документів — онлайн.

«Складні кейси я свідомо веду у змішаному режимі: очне інтерв’ю + онлайн-кабінет. Це дає і швидкість, і якість доказів», — Р. Падалка.

Висновки нотаріуса

Цифрова трансформація — це не про «менше нотаріуса», а про «більше юриспруденції в кожній дії». Електронні довіреності та онлайн-реєстрації працюють тоді, коли технологія підпорядкована закону: чітка ідентифікація, відслідковуваність операцій, персональна відповідальність фахівця.

«Мій критерій простий: якщо електронний процес дає не менше гарантій, ніж паперовий — я “за”. Якщо менше — шукаємо інше рішення або підсилюємо контроль», — Р. Падалка.

Поради нотаріуса (короткий чек-лист)

• Ідентифікація: використовуйте лише кваліфіковані е-підписи/захищені носії; не передавайте ключі третім особам.
• Перевірка повноважень: у довіреності фіксуйте межі дій, строки, право/заборону передоручення.
• Докази: зберігайте електронні квитанції, журнали подій, контрольні хеші — це ваші «паперові сліди» в онлайн-світі.
• План Б: на випадок техзбоїв погоджуйте резервний сценарій (терміни, альтернативний канал подання).

Цифрова доба не скасовує змісту нотаріальної професії — вона лише змінює інструменти. Наше завдання — пройти цей перехід так, щоб кожна електронна дія була така ж надійна, як підпис на папері. Тоді онлайн-сервіси стануть не компромісом, а перевагою.

Роман Падалка, к. ю. н. приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу